„Þetta ferli gekk í rauninni ótrúlega vel, en samt er alltaf áhugavert þegar starfsfólk tekur samtalið og fer að vega og meta hvernig best er að vinna úr þessu,“ segir Katrín Björg Ríkarðsdóttir, framkvæmdastjóri Jafnréttisstofu. Eftir ítarlegt undirbúningsferli er stytting vinnuvikunnar að komast til framkvæmda á vinnustaðnum um þessar mundir.
Undirbúningsvinna fyrir styttingu vinnuvikunnar hjá Jafnréttisstofu hófst í apríl, stuttu eftir að samið var um styttingu í kjarasamningum, og lauk verkefninu í ágúst. Katrín segir að fjallað hafi verið um styttinguna á þremur starfsmannafundum og að á þeim hafi öllum möguleikum verið velt upp. Rætt hafi verið um bæði lágmarks- og hámarks styttingu, auk þess sem starfsfólk hafi rætt hver áhrifin af styttingu verði á þann sveigjanleika sem þegar hafi verið til staðar.
Í byrjun sumars var svo send vefkönnun á starfsfólk þar sem spurt var út í ákveðin atriði á borð við útfærslu á hádegishléi, hvernig það myndi helst vilja útfæra styttinguna og hverju þyrfti að breyta á vinnustaðnum til að hægt væri að koma við styttingu.
Á Jafnréttisstofu starfa átta starfsmenn og því ekki um fjölmennan vinnustað að ræða. Þess vegna var tiltölulega einfalt að komast að niðurstöðu sem allir voru sáttir við, segir Katrín. Niðurstaðan varð sú að stytta vinnuvikuna niður í 36 stundir og að starfsfólk geti stýrt því sjálft innan vikunnar hvenær það tekur út styttingu. Sumir taka hana út í upphafi vinnudags, aðrir í lok vinnudags og enn aðrir í lok vinnuviku, allt eftir því hvað hentar hverjum og einum.
Katrín segir starfsfólk Jafnréttisstofu afar spennt fyrir þessu verkefni. „Það sjá allir kostina við styttingu vinnuvikunnar. Þó við séum að leggja upp með að fólk taki út styttinguna innan hverrar vinnuviku er spennandi að sjá hvernig fólk ætlar að nýta þetta,“ segir Katrín. „Það er nú það flotta í þessu að það eru möguleikar fyrir starfsfólkið að taka styttinguna á þeim tíma sem nýtist best.“
Hún nefnir sem dæmi að einn starfsmaður ætli að taka styttinguna í byrjun vinnudags til að komast í sund og þar með ná að taka sína líkamsrækt fyrir vinnu. Annar ætli að hætta fyrr á daginn til að stytta viðveru barns í frístund og eyða meiri tíma með fjölskyldunni.
Viðvera á ákveðnum tímum
Katrín segir að stytting vinnuvikunnar hafi kallað á ákveðnar breytingar á vinnustaðnum. Eitt af því sem ákveðið var í umbótavinnunni var að þegar starfsfólk þarf að skreppa frá þurfi það að stimpla sig út og þar með vinna upp þann tíma sem það tekur að sinna einkaerindum utan vinnustaðarins.
Starfsfólk hefur haft 40 stunda viðveru en vinnudagurinn hefur byrjað á bilinu 7 til 9 og endað í samræmi við það. Í umbótasamtalinu var niðurstaðan sú að mikilvægt væri að tryggja að allt starfsfólk væri á staðnum á ákveðnum tímum til að teymisvinna gangi upp. Er gengið út frá því að allir séu á staðnum á bilinu 10 til 12 og 13 til 15 mánudag til fimmtudags.
Símsvörun í gegnum skiptiborð verður hér eftir milli klukkan 9 og 15, klukkustund styttra en áður. Er það ekki talin skerðing á þjónustu enda berast lang flest erindi Jafnréttisstofu í gegnum tölvupóst eða í gegnum heimasíðu. Þessu til viðbótar var komið á föstum símatímum sérfræðinga í þeim tilgangi að nýta vinnutíma þeirra betur og bæta þjónustu við þá sem þurfa að leita til þeirra. Þar með er tryggt að sérfræðingarnir eru ekki á fundi eða í öðrum verkefnum á tíma sem skilgreindur er fyrir þessa þjónustu. Þessi breyting gerir sérfræðingunum kleift að skipuleggja sína vinnu betur, segir Katrín.