Aðbúnaður starfsmanna

Atvinnurekendur bera ríkar skyldur á grundvelli reglugerðar um einelti og áreitni. Atvinnurekanda ber að gera skriflega áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað og áhættumat, á grundvelli vinnuverndarlaga. Atvinnurekandi skal greina áhættuþætti eineltis, kynferðislegrar og kynbundinnar áreitni og ofbeldi á vinnustaðnum. Þessir þættir geta snúið að samskiptum starfsmanna við stjórnendur, aðra starfsmenn eða skjólstæðinga eða viðskiptavini. Áhættumat skal byggjast á öllum tiltækum upplýsingum og skal meðal annars taka tillit til andlegra og félagslegra þátt í tengslum við vinnuaðstæður á vinnustaðnum. Til dæmis skiptir máli að greina kynjahlutfall, aldur og ólíkan menningarlegan bakgrunn starfsmanna. Þá ber að horfa til eðlis starfa, vinnuálags og skipulags vinnutíma. Gott getur verið að framkvæma spurningakönnun meðal starfsmanna eða jafnvel að tekin séu viðtöl við starfsmenn þar sem farið er yfir þessa þætti. Ýmsir sérfræðiaðilar, svo sem sálfræðistofur, bjóða upp á aðstoð og þjónustu við gerð áhættumats.

Atvinnurekandi skal einnig gera áætlun um heilsuvernd og skal hún m.a. byggja á niðurstöðum úr áhættumati. Þar skal meðal annars koma fram hvernig vinnuaðstæðum á vinnustað skuli háttað þannig að dregið séu úr hættu á að aðstæður skapist sem líkur eru á að geti leitt til eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni eða ofbeldis á vinnustaðnum. Þá skiptir máli að skýrt sé hvert starfsmenn geti leitað ef þeir vilja kvarta eða koma á framfæri ábendingu um einhverja óæskilega hegðun og þá til hvaða aðgerða er gripið í kjölfarið. Bæði hvaða aðgerða eigi að grípa til svo fyrirbyggja megi að atvik endurtaki sig og gagnvart því einstaka máli sem upp kom. Það skal meðal annars fjalla um með hvaða hætti aðstæður skuli metnar, hvað gera skuli ef rökstuddur grunur kemur upp um óæskilega hegðun, hvernig vinnuaðstæðum skal háttað á meðan meðferð máls stendur og hvernig upplýsingagjöf verður hagað til starfsmanna, meðal annars þeirra sem í hlut eiga, á meðan meðferð máls stendur. Þá skiptir máli að skilgreina hvað gerist þegar máli er lokið, hvernig farið skuli með persónuvernd starfsmanna og hvernig árangur af þeim aðgerðum sem gripið hefur verið til hefur verið.

Mikilvægt er að allir starfsmenn og stjórnendur séu vel upplýstir um stefnu atvinnurekanda og þá verkferla sem til staðar eru er varða eineltis- og áreitnismál.

Forvarnir og fræðsla eru einnig mikilvægur þáttur til að koma í veg fyrir einelti og áreitni. Æskilegt er að allir stjórnendur fái þjálfun í að takast á við aðstæður sem tengjast slíkri hegðun og að meðal allra starfsmanna fari reglulega fram fræðsla og samtal um málaflokkinn. Ýmsir sérfróðir aðilar bjóða upp á þjónustu í þessum efnum.

Ef upp koma tilvik

Ef kvörtun eða ábending um einelti, áreitni eða ofbeldi kemur upp er atvinnurekanda skylt að bregðast við eins fljótt og kostur er. Atvinnurekandi skal meta aðstæður í samvinnu við vinnuverndarfulltrúa eða öryggistrúnaðarmann og leita til utanaðkomandi aðila ef þörf er á því. Þeim starfsmönnum sem málið snýr að, það er þeim sem kvartar og þeim sem kvörtun beinist gegn, skal gefinn kostur á að koma sínum sjónarmiðum á framfæri og jafnan skal aðeins rætt við einn aðila máls í senn.

Ef mat á aðstæðum leiðir í ljós rökstuddan grun um einelti, áreitni eða ofbeldi skal atvinnurekandi grípa til aðgerða í samræmi við skriflega áætlun og öryggi og heilbrigði á vinnustað. Markmiðið skal vera að stöðva hegðunina og tryggja að hún endurtaki sig ekki. Ef það kemur í ljós að ekki hafi átt sér stað einelti, ofbeldi eða áreitni, skal samt sem áður grípa til aðgerða í samræmi við skriflega áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað, með það að markmiði að hegðun þróist ekki í einelti eða áreitni.

Atvinnurekanda ber að skrá niður allt sem tengist meðferð máls og halda þeim starfsmönnum sem eiga í hlut og vinnuverndarfulltrúa upplýstum á meðan meðferð máls stendur, að teknu tilliti til persónuverndarsjónarmiða. Þegar meðferð máls er lokið skal atvinnurekandi tilkynna sömu aðilum um málalok.

Skyldur starfsmanna

Á starfsmönnum hvíla einnig skyldur á grundvelli laga og reglna um einelti, áreitni og ofbeldi. Starfsmönnum er óheimilt að leggja aðra starfsmenn og stjórnendur í einelti eða áreita þá. Starfsmaður sem telur sig hafa orðið fyrir einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni eða ofbeldi eða telur sig hafa rökstuddan grun eða vitneskju um slíka hegðun skal upplýsa atvinnurekanda, vinnuverndarfulltrúa eða annan sem tekur við slíkum ábendingum samkvæmt skriflegri áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustaðnum.

Einelti, kynferðisleg og kynbundin áreitni

Afleiðingar kynbundinnar og kynferðislegrar áreitni og ofbeldis geta verið margvíslegar. Slík hegðun getur haft afleiðingar fyrir einstaklinga, vinnustaði og samfélagið allt. Einstaklingar geta meðal annars fundið fyrir verri heilsu, streitu, þunglyndi, niðurlægingu, pirringi og orðið fyrir tekjutapi. Á vinnustöðum getur starfsmannavelta og veikindi aukist og framleiðni dregist saman, auk þess sem áhrifin á orðspor vinnustaða geta verið mikil. Í samfélaginu ýtir hegðun af þessu tagi til dæmis undir misrétti, kynbundinn launamun og aukin útgjöld af ýmsu tagi.

Skilgreiningar hugtaka

Hugtökin eru skilgreind í reglugerð nr. 1009/2015. Skilgreiningar á áreitni byggjast á upplifun þess sem fyrir hegðuninni verður og getur því þurft að meta einstök tilvik miðað við það. Dæmi um kynferðislega áreitni geta t.d. verið óviðeigandi brandarar, tölvupóstar, myndsendingar eða óvelkomin snerting. Eitt atvik er nóg þegar um áreitni eða ofbeldi er að ræða, en hugtökin geta einnig átt við um endurtekna eða stigmagnandi hegðun. Til þess að hegðun geti fallið undir að vera einelti þarf hún að vera síendurtekin eða viðvarandi á einhvern hátt. Þannig er eitt atvik ekki nægt til að teljast einelti.

Kynbundin áreitni: Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.

Kynferðisleg áreitni: Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.

Ofbeldi: Hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis.

Einelti: Síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir.

Bæklingur

• Bæklingur um kynbundna og kynferðislega áreitni og ofbeldi á vinnustöðum
• Bæklingurinn á ensku
• Bæklingurinn á pólsku

Reglur um vinnutíma

Um vinnutíma er fjallað í kjarasamningi og í lögum. Vinnuvikan er sem stendur 40 stundir, en í kjarasamningum frá því í mars 2020 var samið um styttingu vinnuvikunnar. Þannig var heimilt, hjá dagvinnufólki, að stytta vinnuvikuna allt niður í 36 stundir 1. janúar 2021 eða fyrr og hjá vaktavinnufólki styttist vinnuvikan niður í 36 stundir 1. maí 2021, með möguleika á enn frekari styttingu fyrir fólk sem vinnur utan dagvinnumarka.

Sérstakir frídagar og stórhátíðardagar eru taldir upp í kjarasamningi og ef unnið er á þeim dögum greiðist yfirvinna eða stórhátíðarkaup. Vaktavinnufólk fær einnig frídaga á sama hátt og dagvinnufólk fær frí á almennum frídögum.

Dagvinnumörk eru skilgreind í kjarasamningi. Oft eru þau á milli 8 og 17 á virkum dögum, en þó má semja um annað. Hámarksvinnutími að yfirvinnu meðtalinni skal ekki vera umfram 48 klukkustundir á viku að meðaltali á hverju fjögurra mánaða tímabili. Vinnutími næturvinnu starfsmanna skal að jafnaði ekki vera lengri en átta klukkustundir á hverju 24 klukkustunda tímabili. Þó er heimilt að víkja fá þessu í kjarasamningi.

Reglur um hvíldartíma

Reglur um hvíldartíma eru í lögum og kjarasamningum. Reglurnar eru lágmarksreglur sem settar eru með öryggi og heilsu starfsmanna að leiðarljósi og á almennt ekki að víkja frá þeim.

Lágmarkshvíld

Á hverjum sólarhring, reiknað frá byrjun vinnudags, skal starfsmaður fá að minnsta kosti 11 klukkustunda samfellda hvíld. Verði því við komið skal dagleg hvíld ná til tímabilsins frá kl. 23:00 til 06:00. Byrjun vinnudags miðast við hvern starfsmann, þannig ef skipulagt upphaf vinnudags starfsmanns er kl. 08:00 skal miða við það tímamark. Ef starfsmaður hefur vinnu kl. 20:00 er sólarhringurinn miðaður við það tímamark. Ef starfsmaður vinnur vaktavinnu er eðlilegt að miða upphaf vinnudags við merktan vinnudag á vaktskrá.

Frávik frá daglegri lágmarkshvíld

Heimilt er að víkja frá reglunni um 11 klukkustunda hvíld og stytta hvíldartíma niður í allt að 8 klst. á skipulegum vaktaskiptum. Þetta á t.d. við þegar starfsmaður skiptir af morgunvakt yfir á næturvakt samkvæmt skipulagi vaktskrár. Ekki á að nýta þetta úrræði umfram það sem nauðsynlegt er og mikilvægt er að haga skipulagi vaktakerfis þannig að skipti milli mismunandi tegunda vakta séu sem sjaldnast á vaktahring. BSRB hefur verið með þá kröfu að þessi undanþága verði felld út en um það hefur ekki tekist samkomulag. Þegar stytting vinnutíma vaktavinnufólks var rædd í kjaraviðræðum 2019 og 2020 voru samningsaðilar þó sammála um að draga úr notkun á þessari undanþágu.

Einnig er heimilt að stytta samfellda lágmarkshvíld í allt að 8 klst. þegar upp koma ófyrirséð atvik, bjarga þarf verðmætum eða almannaheill krefst þess að haldið verði uppi nauðsynlegri heilbrigðis- eða öryggisþjónustu. Ef þessu fráviki er beitt skal starfsmaður fá samsvarandi hvíld í staðinn og í beinu framhaldi af slíkri vinnulotu skal starfsmaður fá 11 klst. hvíld á óskertum launum.

Truflun á starfsemi vegna ytri aðstæðna

Einnig má víkja frá hvíldartímaákvæðum ef ytri aðstæður, svo sem veður eða önnur náttúruöfl, slys, orkuskortur eða bilanir í vélum, krefjast þess. Það gildir eingöngu ef koma þarf í veg fyrir verulegt tjón þar til regluleg starfsemi hefur komist á að nýju. Þetta er algjör undantekning og rétt er að kalla annan starfsmann til vinnu til að leysa af starfsmann sem hefur ekki náð tilskilinni hvíld ef þess er nokkur kostur.

Vikulegur hvíldardagur

Á hverju 7 daga tímabili skal starfsmaður fá a.m.k. einn vikulegan hvíldardag sem tengist beint daglegum hvíldartíma og skal miða við það að vikan hefjist á mánudegi. Starfsmaður skal þannig fá a.m.k. 35 klst. samfellda hvíld einu sinni í viku. Almenna reglan er að vikulegur hvíldardagur sé á sunnudegi. Það er einnig heimilt að gera samkomulag um að vikulegum frídegi sé frestað og tveir teknir saman á hverjum tveimur vikum. Einnig er heimilt að fresta vikulegum hvíldardegi þannig að tveir séu teknir saman ef sérstök þörf er á því.

Daglegt hvíldarhlé

Starfsmaður á rétt á a.m.k. 15 mínútna hléi ef daglegur vinnutími hans er lengri en 6 klst. Þetta hlé getur verið hluti af daglegum matar- eða kaffitímum.

Frítökuréttur

Eins og áður segir eru reglur um hvíldartíma lágmarksreglur og á almennt ekki að víkja frá þeim nema brýna nauðsyn krefji. Þegar brot eru framin skapast frítökuréttur.

Ef stjórnandi fer fram á að starfsmaður mæti til vinnu áður en 11 klst. lágmarkshvíld er náð skapast frítökuréttur, 1,5 klst. (í dagvinnu) fyrir hverja klukkustund sem hvíldin skerðist. Ávinnsla frítökuréttar einskorðast ekki við heilar stundir. Starfsmaður á ekki að mæta aftur til vinnu fyrr en hann hefur náð 11 klst. hvíld nema hann hafi sérstaklega verið beðinn um það.

Ef hvíld er rofin einu sinni eða oftar innan 24 stunda tímabils, miðað við upphaf vinnudags starfsmanns, skal bæta það sem vantar upp á að 11 klst. hvíld náist, miðað við lengsta hlé innan vinnulotu með frítökurétt, 1,5 klst. fyrir hverja klukkustund sem vantar upp á 11 klst. hvíld.

Ef starfsmaður hefur unnið samtals meira en 16 klst. á einum sólarhring, miðað við upphaf vinnudags starfsmanns, án þess að ná 8 klst. samfelldri hvíld, skal starfsmaður undantekningarlaust fá 11 klst. samfellda hvíld að lokinni vinnu, án frádráttar frá launum. Frítökuréttur, 1,5 klst. (dagvinna) safnast upp fyrir hverja klst. sem unnin var umfram 16 klst.

Í þeim sérstöku undantekningartilvikum að starfsmaður vinni samfellt fullar 24 stundir, skal frítökuréttur aukast þannig að hver heil stund umfram 24 veiti frítökurétt sem er 1,8% lengri en sá frítökuréttur sem næsta stund á undan gaf. Þetta tilvik er algjör undantekning, og á eingöngu við ef almannaheill krefur eða aðrar ytri aðstæður, svo sem veður eða slys. Þannig gefur fyrsta stund umfram 24 klst. 1,527 klst. í frítökurétt, sú næsta 1,55 o.s.frv.

Frítökuréttur á einnig við ef starfsmaður vinnur það lengi á undan hvíldardegi þannig að ekki náist 11 klst. hvíld miðað við venjubundið upphaf vinnudags eða vaktar. Ef það gerist skal starfsmaður mæta síðar við upphaf næsta reglubundna vinnudags, eða frítökurétt, 1,5 klst., fyrir hverja klukkustund sem hvíldin skerðist.

Uppsafnaður frítökuréttur skal koma fram á launaseðli og veittur í heilum og hálfum dögum. Frídaga vegna frítökuréttar skal veittur í samráði við starfsmann. Að auki er heimilt að greiða út 0,5 klst. (dagvinnu) af hverri 1,5 klst. sem starfsmaður hefur áunnið sér í frítökurétt, óski hann þess. Ótekinn frítökuréttur skal gerður upp við starfslok með sama hætti og orlof og fyrnist hann ekki.

Ákvæði um vinnutíma, hvíldartíma og frítökurétt gilda ekki um æðstu stjórnendur og aðra sem ráða vinnutíma sínum sjálfir.

Dæmi um hvíldartímabrot

Starfsmaður vinnur venjulega frá 08:00 til 16:00. Hann er á bakvakt frá 16:00 til 08:00 og er kallaður út tvisvar, fyrst frá 19:00 til 20:00 og svo frá 02:00 til 03:00. Lengsta hvíldin sem starfsmaður nær er 6 klst., frá 20:00 til 02:00 og vantar því fimm tíma upp á að hann nái 11 klst. hvíld. Best væri ef starfsmaður gæti strax tekið 11 klst. hvíld eftir seinna útkallið, þ.e. mætt kl. 14:00 daginn eftir. Ef það er ekki hægt fær hann 5*1,5 klst. í frítökurétt, það er 7,5 tíma, sem hann getur tekið síðar.

Starfsmaður í vaktavinnu er á næturvakt og vinnur frá 23:00 til 07:00. Vegna anna er hann látinn mæta á aukavakt kl. 16:00 daginn eftir. Hann fær 9 tíma hvíld og ber því 1,5*2 klst. í frítökurétt, eða 3 tímar.

Í kjarasamningum sem undirritaðir voru í mars 2020 kom inn nýtt ákvæði í kafla um aðbúnað og hollustuhætti. Ákvæðið fjallar um skilin milli vinnu og einkalífs. Mikil umræða hefur verið um málið undanfarið, þar sem tæknibreytingar hafa haft það í för með sér að starfsfólk getur tekið við símtölum og tölvupóstum hvenær sem er. Því hafa þessi skil í einhverjum tilvikum orðið óljósari og getur það haft neikvæðar afleiðingar í för með sér fyrir heilsu starfsmanna.

Í ákvæðinu segir að gert sé ráð fyrir því að starfsfólk geti sinnt reglubundnum störfum sínum innan hefðbundins vinnudags. Þá er fjallað um að stofnanir setji sér viðverustefnu þar sem skerpt er á skilum milli vinnu og einkalífs. Í viðverustefnu er t.d. hægt að fjalla um að tölvupóstar skuli almennt ekki sendir á kvöldin og um helgar nema brýna nauðsyn krefji. Ef af einhverjum ástæðum starfsfólk þarf að sinna vinnu utan hefðbundins vinnutíma skal það koma fram í starfslýsingu og endurspeglast í starfskjörum. Ef það er ekki gert skal greiða sérstaklega fyrir vinnuframlag sem yfirmaður krefst af starfsmanni utan hefðbundins vinnutíma, t.d. með yfirvinnu eða útkalli.